Anne-Marie; Een dag op de Frontoffice

Het is nog voor 9:00 uur, er heerst een serene rust zo alleen op kantoor en ik weet, dit is stilte voor de storm. Eerst alle deuren openen van kantoor, daarna naar de Paperclip om daar alle deuren te openen. Op de terugweg naar de frontoffice neem ik gelijk een paar vuile kopjes mee naar de keuken. Deze hebben de begeleiders de vorige dag in de begeleidersruimte laten staan. En hoe prettig is het als je op een schone werkplek kunt beginnen?

Vandaag,  dinsdag, moet de container met het restafval aan de weg worden gezet. Met dat ding en veel kabaal dwars door het pand om het aan de weg te zetten.  Dan de vaatwasser uitpakken en zorgen dat het koffiezetapparaat gebruiksklaar is. Want tja,…. zonder een goede kop koffie kan er niet gewerkt worden.

Om 9:00 uur precies gaat de telefoon. Een ambulant begeleider aan de lijn; ze voelt zich vandaag niet zo lekker en meldt zich afwezig. De computer had ik nog niet opgestart, maar zo gauw ik dat heb gedaan doe ik er een mail uit om aan het team te melden dat ze vandaag afwezig is.

Ondertussen komen er collega’s binnen. Nog even bijkletsen en dan aan het werk. Terwijl we nog aan het kletsen zijn komt er een begeleidster binnen. Ze heeft haast en nu ligt de sleutel van de auto die ze had gereserveerd niet op de plek waar deze zou moeten liggen. Gelijk logisch nadenken, wie heeft het laatste van de auto gebruik gemaakt en in de autoagenda kijken. 5 minuten later is het probleem opgelost, iemand had de sleutel per ongeluk in het verkeerde vakje gedaan.

Nadat ik de mailberichten heb doorgenomen,  beantwoord en heb verwerkt,  begin ik met het  maken van de zorgovereenkomsten. Terwijl ik deze aan het maken ben gaat de deurbel. Het is een cliënt die een afspraak heeft met zijn begeleider. De cliënt weet al te vermelden dat de begeleider wat later is. Ik bied hem iets te drinken aan. Hij wil wel zo’n lekkere cappuccino, die ik met liefde voor hem ga maken, want ondanks zijn problemen vind ik hem een schatje.

Ik zit net weer op mijn stoel, klaar om verder te gaan met de overeenkomsten als nogmaals de deurbel gaat. Deze keer is het een bezorger met kantoorartikelen die ik de dag ervoor besteld heb.

Als ik weer zit gaat deze keer de telefoon. Het is een wijkcoach; zij wil graag wat informatie over Plushome om te kijken of wij iets voor haar cliënt kunnen betekenen.
Ruim een kwartier later, nadat ik het een en ander heb uitgelegd en verschillende gegevens heb genoteerd over haar cliënt, verbreek ik de verbinding. Het is een nieuwe aanmelding! Nadat ik de gegevens heb verwerkt in het systeem en het heb doorgemaild naar een collega ga ik weer verder met de zorgovereenkomsten.

Af en toe komt er een begeleider binnen met een vraag,  een bonnetje voor de kas of het verzoek om de tankpas. De tijd vliegt voorbij en net voor de lunchpauze ben ik klaar met de zorgovereenkomsten en leg deze ter controle en ter ondertekening neer bij een collega.
Net als ik op de bank in de woonkamer zit samen met een paar collega’s, met een lekkere tosti  in mijn handen, gaat de telefoon. Ik leg mijn tosti terug op mijn bordje en schiet in de lach, want regelmatig wordt er gebeld tijdens de lunch. Maar tja… dat kunnen ze aan de andere kant van de lijn ook niet zien.

’s Middags verdiep ik mij in de verjaardagen. Ik zoek uit welke cliënten en collega’s binnenkort jarig zijn. Zoek de verjaardagskaarten uit, maak adresetiketten en kijk wie de jarige cliënten begeleidt. Als laatste stuur ik een mail naar de bloemist om boeketten te bestellen voor jarige collega’s.
Het is gezellig druk op kantoor. Regelmatige komen er begeleiders langs met vragen of voor het maken van afspraak met directie of coördinator. Ook worden er getekende overeenkomsten in het scanbakje gelegd.

De telefoon gaat weer. Het is een begeleidster. Ze had een afspraak met een cliënt op kantoor. Maar door een onverwachte ziekenhuis opname bij een andere cliënt van haar lukt het niet om op tijd te komen, of ik tegen haar cliënt willen zeggen als hij langs komt op kantoor dat zij hem thuis komt  bezoeken.  Ik heb de telefoon nog maar net neerlegt als de deurbel gaat. Het is die cliënt. Ik leg de situatie uit. Normaal gesproken kan hij nog wel eens knorrig reageren, maar hij begrijpt de situatie. Ik krijg zelf een compliment over mijn T-shirt. Ik schiet inwendig in de lach, dit had ik nooit van hem verwacht.

Via de mail had ik een verzoek gekregen om een map klaar te maken met documenten voor een nieuwe ambulant begeleider die binnenkort komt werken bij Plushome. Ik ga achter een IPad en een IPhone aan. Tevens maak ik de sleutelcontracten voor de poort- en postvakje sleutels.

Na 16:00 uur wordt het rustiger op kantoor en voordat ik het weet is het 16:40 uur; tijd om af te sluiten. Eerst de afvalcontainer ophalen en net als vanmorgen dwars door het pand heen dat ding terug op zijn plek zetten. Daarna naar de Paperclip om alles af te sluiten. Ramen en deuren dicht en kijken of overal het licht is uitgedaan. Als laatste nog even naar de brievenbus die buiten aan het hek zit om te kijken of er nog post is. Het valt tegen, alleen een folder.

Gelukkig heeft een collega voorin alles afgestoten en de vaatwasser aangezet. Het koffiezetapparaat is uitgezet, mijn laptop en documenten zitten weer veilig achter slot en grendel. Afsluiten duurt altijd langer dan gedacht, want ondertussen is het al 17:10 uur. Ik wens mijn collega’s een fijne avond , maar voordat ik echt naar huis ga eerst nog even langs de brievenbus om de post in de bus te doen.

Dit was een dag op de frontoffice, morgen weer een dag en ik weet nu al dat deze weer heel anders zal verlopen, omdat géén dag op de frontoffice hetzelfde is en dat maakt het ook zo leuk!

Anne-Marie.

6 februari 2019